在互联网时代，许多我们过去习以为常的线下服务方式已被技术和平台能力彻底颠覆，例如购物、打车或点外卖。
如今，当我们在外卖平台APP上点一份外卖时，会经历一系列步骤，包括“挑选商家和菜品”，“下单”，“付款”，“商家接单”，“分配外卖员”，“外卖员接单”，“商家备餐”，“外卖员抵达商家取餐”，“配送”，“收到餐品”等。在这个过程中，除了有我们看不到的背后系统自动化部分外，还需要多方协同才能完成整个服务。
在几十分钟内多方协同完成的流程中，作为用户，即使同时为自己和家人朋友点几份外卖，也会非常有信心。这很大程度上是因为我们能随时监控每一个订单流程节点的状态，甚至外卖员的行动轨迹。订单流程的透明化让我们对期间发生的一切都了然于心。回想一下外卖平台出现之前，我们通过打电话点餐的时代：外卖15分钟还没有送达时，我们就会开始焦虑。因为中间发生的一切，对我们来说都是信息“黑盒”。
全球化人力资源出海业务的复杂性
企业出海，其中一些服务场景远比“点餐”流程更为复杂，所需时间周期也更长。以BIPO提供的人力资源出海服务为例，包括EOR（名义雇主）服务、GPO（全球薪资外包）服务和独立承包人服务等。
在平台系统出现之前，全球业务的复杂性主要源于跨时区、多语言、地域性工作风格差异以及法律政策多样化等因素，这些因素带来了诸多挑战。
1.1 痛点：消息与上下文混乱
设想一下，作为负责全球人力资源的企业HR，John可能需要在一天内同时处理位于美国的Tom的签证申请、英国的Jerry的离职手续以及泰国的Kun的合同续签等数十名海外员工的事务。
通常，企业会将这些任务分派给遍布全球的EOR服务提供商。面对不同的时区、各种平台的消息甚至电子邮件，HR John每天都感到非常疲惫。
例如，使用传统邮件沟通的方式，如果服务商在某个邮件线程中持续回复，John还可以通过查看历史邮件来了解上下文。然而，当某一方启用新的邮件线程通知John需要确认员工David的信息时，John可能很难迅速反应出David是一个月前在墨西哥办理签证续签的员工。
1.2 痛点：进度“黑盒”
此时，如果 HR John 的主管突然问起，“Lucas 的业务办理进度如何了？” John 甚至可能会忘记 Lucas 正在办理哪个具体的业务。终于 John 在一封邮件中回忆起 Lucas 的薪资调整需求已经发给了供应商，此时不得不追加一封邮件来询问办理进度。但遗憾的是，需要至少等待 6 个小时，那个时区的服务商才到上班时间，才可以给到答复。
如果数名正在办理新业务的员工业务状态都是“黑盒”，对全球化管理来说，将不是一件轻松的事情。
1.3 痛点：交接困难
随着企业的高速发展，不同的人会接手不同的任务。然而，之前业务信息的交接变得相当困难。在之前大量的文字沟通、文件传递和邮件往来中，隐藏了许多细节信息。团队中的新成员很难从以前的经验中获得帮助，甚至可能只是将以前的资料备份到文件夹的深处，再也不会打开。这将极大地增加新的沟通成本，并降低了团队扩张本应带来的效率提升。
与企业客户面临的问题类似，对于服务提供商来说，提供可持续性的、充满上下文的服务也将为企业客户带来更友好、更值得信赖的长期合作体验。
1.4 痛点：提醒不及时与错过关键日期
某些业务的推进取决于每个时间节点能否按时完成。例如，在全球薪资外包（GPO）服务中，不同的国家和地区可能需要经历不同的步骤或流程，例如：“员工异动、考勤信息、薪资可变项确认”，“薪税计算”，“G2N报告确认”，“发薪日发放薪资”，“相关报告回执确认”等。每个步骤的延迟都可能导致后续流程的延误。如果影响到关键节点，例如员工薪资发放延迟，将会给企业带来不良体验。
我们需要一个能够充分提醒和日历系统，不依赖于我们自身的工作习惯（例如自己是否在手机上创建足够多的提醒）。并且我们需要随时了解企业内和服务方每个人每天应该做什么，以及是否已经按时完成。
1.5 痛点：数据孤岛和数据合规风险
在当今数字化时代，企业面临着数据孤岛和数据合规风险的双重挑战。尽管许多企业已经投资采购了各种人事、考勤等管理系统，但在与全球各地的EOR、GPO等服务供应商对接时，这些数据却往往陷入了孤岛状态，难以实现互通互联。
特别是在个人隐私数据和薪资等敏感信息通过线下沟通时，数据合规风险变得尤为突出。传统的沟通方式存在着信息泄露和安全性不足的隐患，容易导致数据泄露和合规问题。为了应对这一挑战，企业需要寻求更加安全、高效的数字化解决方案，以确保数据的安全性和合规性，同时实现全球化业务的顺畅运作。
BIPO “Total Solution” 如何解决企业出海业务痛点
在实践中，类似的挑战还有很多。BIPO在服务全球化业务方面拥有多年的经验，深入了解企业客户的痛点，并熟知流程规范。因此，BIPO推出了Total Solution，包括Butter（在线服务平台）+ HRMS（人事管理系统）+ Athena（BI数据分析平台）。通过这个一站式解决方案，客户可以像点外卖一样轻松处理全球化的复杂业务。
2.1 订单系统与全球业务状态追踪
在 Butter 平台下，所有的全球化业务都可以通过“下单”的方式提交给 BIPO，选择您所需的服务。相应的 BIPO 服务人员（Service Delivery，简称SD）会接单并开始服务。
客户与 BIPO 的关系类似于点餐用户与商家的关系。客户下单并参与必要的信息确认环节，具体的业务流程则由 BIPO SD 全权负责。然而，整个流程对客户来说是清晰透明的，即使是像办理签证这样需要持续很长时间的流程，服务状态也完全在客户的掌控之中。
以 EOR 服务中帮助在美国的员工 Tom 入职为例，HR John 下单后，他和 BIPO SD 都可以查看订单，并随时查看当前的服务进度。例如，现在该由员工 Tom 签署合同了。Tom 会收到一封邮件，并在邮件中完成电子合同签署。当合同签署完毕后，流程会进入下一个主要步骤，由 BIPO SD 开始办理工作签证。
同时，作为 HR John 和他的老板，都可以随时查看全球范围每一位员工当前所处的服务流程状态。大大减少跨时区询问服务进度的低效沟通。
对于负责人来说，数据的统一性和进度的可视化追踪也将极大地帮助企业进行业务跟踪与洞察。
2.2 基于每一个订单的记录与沟通，上下文清晰，回溯、交接更轻松
每个订单的运作过程中，Butter 都会记录每个节点产生的信息。同时，在流程中会产生大量的沟通。在每个订单中，Butter 也提供了聊天室功能，可以进行一对一或者几人共同针对当前问题的沟通。
当团队扩张，需要将部分业务交接给他人时，所有沟通内容都将随着订单交接一并传递。即使在休假前的订单中途，将其转交给其他人，也无需担心接手人无法理解上下文。
2.3 日历、提醒与待办事项(Butter)
在 GPO、EOR 或者 Contractor 服务中，通常会出现按相对稳定的周期计算和发放员工薪酬的情况。例如每月一次、每周一次、每两周一次或每月两次等。
在这些可预见的周期行为中，Butter 提供了日历功能。客户和 BIPO SD 可以提前知晓新的一年里，每个月的哪一天需要执行何种操作。这些安排会根据不同人所在的时区和各地的公共假期进行调整和提醒。
邮件提醒也是不可或缺的一部分。我们会根据任务的重要程度设置提醒的频率和时间安排。当客户登录首页时，他们会看到相应的待办事项列表，集中显示需要确认的信息，并根据截止日期的紧急程度安排优先级。
同时，我们的服务人员也会使用相应的日历和提醒功能，以确保服务按时完成和交付。
2.4 入转调离生命周期、考勤、休假、报销、工资单全球在线
除了在 Butter 平台上为企业 HR 提供清晰的服务流程，BIPO 还使企业 HR 和员工能够在 HRMS 中管理或查看自己的生命周期、考勤、申请休假、报销或查看工资单。我们提供了完整的人事管理系统，并根据客户在世界不同地区的需求提供不同的服务模块。
这些数据的系统化管理大大减少了薪酬计算前的准备工作。系统可以自动收集业务数据，如考勤记录、报销详情和人员变动信息，SD 或 HR 只需进行数据汇总的确认，便可以完成薪酬计算前的准备工作。
2.5 在一处洞察全球数据
经过一段时间的持续服务后，管理者对海外员工产生的数据洞察（如全球化报表、洞察、交互分析和商业决策等数据看板）变得非常有价值。这些洞察可以通过 Athena 在一处获得。
2.6 系统对接与数据合规 (Total Solution)
在我们的解决方案中，不仅与主流系统如SAP和Workday等对接，实现了数据互通，还致力于确保数据的合规性和安全性。
为了实现数据的合规性，我们将数据存储在世界各地的亚马逊AWS服务器上，并严格遵守当地的法规要求。在系统的必要环节，我们都集成了用户授权、访问控制和数据清除等合规操作，以确保用户的敏感数据得到充分的保护和隐私性。
结语
Butter: 在线服务平台。包含但不限于：订单、服务工作流、在线沟通、薪酬日历、提醒等功能，为客户提供便利的，以订单为中心的在线服务平台。Butter 上线以来，我们已经服务了全球范围数百家客户，完成了近万个订单流程。
下面为 Butter 系统截图（基于数据隐私截图来自测试环境）：
HRMS: 全球人事管理系统。包含但不限于：人事管理，考勤，休假，多国薪酬，报销等业务功能。
Athena：BI数据平台。包括但不限于：全球化报表、洞察、交互分析、商业决策等数据看板功能。
直到现在，我们仍然持续吸取客户的反馈，并每双周提供一次优化更新，使其在全球化业务中更加便捷。
